辽宁轻工职业学院人事档案管理条例
（试行）
为进一步做好我院人事档案工作，加强人事档案规范化管理，充分发挥人事档案在学院各项管理工作中的作用，根据中组部、国家档案局联合发布的《干部档案工作条例》（组通字[1991]13号）、中组部《关于印发干部人事档案材料收集归档规定的通知》（中组发[2009]12号），结合我院实际情况，特制定人事档案管理有关规定如下：
一、人事档案管理范围
1、在职人员（不含省管领导干部、人才派遣、劳务派遣人员）。
2、离、退休（职）人员。
3、因自动离职、被辞退（解聘）、开除等原因本人已不在学院工作但档案暂未转出人员。
4、学院已故教职工。
二、人事档案管理部门及职责
人事档案实行集中统一和分级负责的管理体制。学院组织人事处是人事档案的管理部门，其主要职责是：
1、保管人事档案，为学院积累档案史料。
2、收集、鉴别和整理人事档案材料。
3、办理人事档案的查阅、借阅和转递。
4、做好人事档案的安全、保密和保护工作。
5、调查研究人事档案工作特点和规律，逐步实现档案管理工作规范化、科学化、现代化。
6、办理其他有关事项。
三、人事档案材料收集范围
1、履历材料
履历表和属于履历性质的登记表等材料。
2、自传材料
自传和属于自传性质的材料。
3、考察、考核、鉴定材料
考察材料；在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；定期考核材料，年度考核登记表，援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料，工作调动、转业等鉴定材料；后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料。
4、审计材料
经济责任审计结果报告。
5、学历学位材料
高中毕业生登记表；中专毕业生登记表；普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党院、军队院院报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生登记表，专家推荐表；学生（学员、学籍）登记表，学习成绩表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党院学历证明；选拔留学生审查登记表等参加出国（境）学习和中外合作办学学习的有关材料；国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。
6、培训材料
为期一个月以上的学员培训（学习、进修）登记表、考核登记表、结业登记（鉴定）表等材料。
7、职业（任职）资格材料
职业资格考试合格人员登记表或职业（任职）资格证书复印件；教师资格认定申请表等材料。
8、评（聘）专业技术职称（职务）材料
专业技术职务任职资格评审表、申（呈）报表，聘任专业技术职务审批表等材料。
9、反映科研学术水平的材料
当选为中国科学院院士、中国工程院院士的通知；遴选博士生导师简况表；博士后工作期满登记表；被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才的材料；科研工作及个人表现评定材料，业务考绩材料；创造发明、科研成果鉴定材料，著作、译著和有重大影响的论文目录。
10、政审材料
上级批复、审查（复查、甄别）结论、调查报告及主要依据与证明材料；本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；撤销原审查结论的材料；各类政审表。
11、更改（认定）姓名、民族、籍贯、国籍、入党入团时间、参加工作时间等材料
个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复；计算连续工龄审批材料等。
12、党、团组织建设工作中形成的材料
中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书；整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见，党员登记表，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见；不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料；取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党材料；恢复组织生活（党籍）的有关审批材料；中国共产主义青年团入团志愿书；加入或退出民主党派的材料。
13、表彰奖励材料
县处级以上党政机关、人民团体等予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批（呈报）表、先进人物登记（推荐、审批）表、先进事迹材料；撤销奖励的有关材料等。
14、涉纪涉法材料
处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查、复查）报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料；解除（变更、撤销）处分的材料；检察院不起诉决定书；法院刑事判决书、裁定书；公安机关作出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等。
15、招录、聘用材料
录（聘）用审批（备案）表；选调生登记表及审批材料，选聘到村任职高院毕业生登记表；应征入伍登记表，招工审批表；取消录用、解聘材料。
16、任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、退（离）休材料
干部任免审批表及相应考察材料；干部试用期满审批表；公务员登记表，参照公务员法管理机关（单位）工作人员登记表；公务员调任审批（备案）表，干部调动审批材料；援藏、援疆、挂职锻炼登记（推荐）表；授予（晋升）军（警）衔、海关关衔、法官和检察官等级审批表；军人转业（复员）审批表；退（离）休审批表等材料。
17、辞职、辞退、罢免材料
自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定；辞退公务员审批表、辞退决定材料；罢免材料。
18、工资、待遇材料
新增人员工资审批表、转正定级审批表，工资变动（套改）表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表，工资停发（恢复）通知单；享受政府特殊津贴的材料；解决待遇问题的审批材料。
19、出国（境）材料
因公出国（境）审批表，在国（境）外表现情况或鉴定等材料；外国永久居留证、港澳居民身份证等的复印件。
20、委员会、团体会材料
党代会，人代会，政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料：委员当选通知或证明材料，委员简历；代表登记表等。
21、健康检查和处理工伤事故材料
录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊断书，确定致残等级的材料。
22、治丧材料
生平，非正常死亡调查报告等材料。
23、干部人事档案报送、审核工作材料
干部人事档案报送单；干部人事档案有关情况说明等材料。
24、其他材料
毕业生就业报到证（派遣证），人事争议仲裁裁决书（调解书），公务员申诉处理决定书（再申诉处理决定书、复核决定），再生育子女申请审批表等有参考价值的材料。
四、归档要求
1、归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全，真实、文字清楚，对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料日期。任免呈报表应注明批准机关，时间和文号。出国出境审批表要注明往、返时间，出国目的。
2、归档材料，凡规定由组织审查盖章的，须有组织盖章。规定同本人见面的材料（如审查结论，复查结论，处分决定，组织鉴定等）应有本人的签字，本人见面后未签字的，由组织注明。
3、人事档案材料的载体应使用16开规格的办公用纸，材料左边留出25毫米装订边。文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水、复写纸书写。
4、归档材料一般应为原件。证书、证件等特殊情况需用复印件存档的，必须注明复制时间，并加盖材料制作单位公章或人事关系所在单位组织（人事）部门公章。
5、凡归档材料不符合要求，必须返回经办部门或个人补齐或补办手续，达到要求后，方可归档。
6、人事档案材料形成部门在材料形成之日起一个月内送交人事档案室。
7、送交归档材料，要认真填写人事档案提交登记表，交接双方签字，保存备查。
五、人事档案的转递
1、教职工由于工作调动或职务变动，应及时将档案转递给新的主管单位，做到档随人动。
2、转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真整理装订，不得扣留材料或分批转出。
3、转递人事档案必须登记，填写《人事档案转递通知单》，并严密包封，包封缝应加盖公章。
4、人事档案必须通过机要交通转递或派专人送取，不得通过邮寄或交干部本人及其亲属自带。
5、调出人员持调档通知单或档案转递介绍信申请转递档案，必须经学院批准方可转出。
6、调到非国有企业事业单位、外国企业常驻代表机构等不具备人事管理条件的单位及申请委托人才流动机构代管人事关系的国有企业事业单位人员，须凭县以上（含县）党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构出具的档案转递介绍信办理转档。
7、因自动离职、被辞退（解聘）、开除等原因已不在学院工作但档案暂未转出人员，本人如出具接收证明或调档函，经学院批准，可由组织人事处将其人事档案转递给新的主管单位。
8、如外单位派专人来提取档案，必须持该单位组织或人事部门出具的介绍信，否则不予办理。
9、收到的档案经核对无误后，应在回执上签名盖章立即退回。转出的档案逾期一个月未退回执的，应及时催问、查询，以防档案丢失。
六、人事档案的提供利用
（一）提供利用范围
1、办理工作人员考核、考察、表彰、任免、调动、治丧等工作。
2、落实政策，解决福利待遇审批等有关工作。
3、确定参加工作时间、入党时间、出生日期、学历、职务、职称、级别、工资等工作。
4、入党、入团、出国政审，复查或甄别历史遗留问题及违法、违纪等组织处理工作。
5、办理社会保险、公证。
6、教职工因自动离职、被辞退（解聘）、开除等原因离开学院后，不办理转档手续的，学院不为其出具任何证明材料或为有关部门提供档案查阅（不含国家安全、公安、监察等部门）。
7、因子女及亲属入党、入团、入学、参军，参加工作等进行政审，一般不提供其父母和亲属的档案，只提供其父母和亲属的政治面貌、现任职务及其他相关内容。
（二）提供利用的要求
１、查阅人事档案者必须是中共党员，必须认真执行《档案法》、《干部档案工作条例》，严格遵守保密和提供利用规定，到档案室查阅。
2、有关单位、部门因工作需要查阅相关人员人事档案，须经组织人事处批准，由该单位、部门负责人查阅，如委托其他党员干部查阅，须经该单位、部门所在党组织负责人同意。
3、利用人事档案，要填写《人事档案借阅登记表》，并说明利用理由与目的，做好查阅、借还登记。
4、一般情况下，只能查阅本单位人员的人事档案，并且下一级不能查阅上一级人员的人事档案，确系工作需要，须经组织人事处批准后方能查阅。
5、外单位查阅人事档案，必须持有单位组织、人事部门介绍信，不能使用行政介绍信、外调证明介绍信或电话查阅人事档案。
6、任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。
7、档案一般不外借。如必须借出使用时，要说明理由，经组织人事处批准，并严格履行登记手续，限期归还。借用的档案要妥善保管，严格保密，不准转借，并须在5-10个工作日内返还。
8、查阅档案严禁涂改、圈划、抽取、撤换、增添、污损档案材料，不得泄露和擅自向外公布档案内容，违者视情节轻重予以批评教育直到纪律处分。
9、借用、查阅档案，不得擅自拍摄、摘抄、复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须经组织人事处审查批准后才能办理。
七、人事档案的安全、保管与保护
1、严格执行档案管理的各项规章制度，遵守保密守则，认真履行登记、签字等手续。
2、人事档案室属于机要场所，要设置专门的阅档室，档案库房和档案人员的办公室应两室分开。
3、档案库房非本室人员不得随便入内，门窗要坚固，室内要清洁。
4、阅档室、库房内严禁吸烟、喝水；易燃、易烂、易腐物品不得带入室内。
5、库房内应设置灭火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温、去湿等设施。
6、坚持安全检查制度，每天上、下班要检查，节假日前后重点检查，清除不安全的隐患。
7、每学期末全面检查核对一次档案，催办借出档案及时归还，发现问题及时向领导汇报、认真处理。
8、人事档案要合理排列，上架有序，便于保管和利用。
9、任何人不得私自截留、保存、涂改、伪造、转移、销毁档案材料，违者按相关法律法规处理。
八、其他事项
1、人事档案代保管费的收取：对因自动离职、被辞退（解聘）、开除等原因已不在学院工作但档案暂未转出人员，学院将参照大连市有关单位档案管理收费标准收取档案代保管费，收费期间自学院处理决定下发之日起开始计算。
2、在规定范围内，教职工如果需要复印档案中相关资料（如学习成绩单，出生年月证明、亲属关系证明等）作为证明资料或办理公证证明的，应当由教职工本人提出书面申请（办理公证的，还需要提供有关证明材料），由所在单位、部门签署意见（离退休人员由学院离退休工作处签署意见），经组织人事处审批后予以办理。
九、人事档案管理人员素质及相关要求
1、坚持四项基本原则，认真学习马列主义、毛泽东思想和党的各项方针、政策，努力提高政治思想水平。
2、热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，提高业务水平和工作能力，积极为学院管理工作服务。
3、严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密规定，保护档案的安全，不得泄露档案内容。
4、坚持原则，严格按照档案管理工作的各项规章制度办事。
5、工作调动时，必须做好档案和档案材料及业务文件等的交接工作。
6、人事档案管理人员及其在本单位直系亲属的档案，由组织指定有关部门专人保管。
十、本规定由组织人事处负责解释。
辽宁轻工职业学院组织人事处
2013年11月4日
